Аутсорсинг печати в Администрации Барнаула
Управление является функциональным органом администрации города, осуществляющим финансовое, материально-техническое обеспечение деятельности главы города, первых заместителей главы администрации города, заместителей главы администрации города, управляющего делами администрации города Барнаула, председателя организационно-контрольного комитета, аппарата Барнаульской городской Думы, органов администрации города, не являющихся юридическими лицами.
В Администрации г. Барнаула оптимизировали печатные процессы и обновили парк техники без расходов на закупку новых устройств. Этого удалось достичь с помощью услуг аутсорсинга Xerox и «Галэкс».
В результате перехода на новую модель обслуживания возросло качество печати, сократились сроки устранения неисправностей и количество простоев. Услуги аутсорсинга оказываются по модели XPPS на основе методологии, сервисных платформ и инструментов Xerox. Контракт охватывает управление всеми 258 печатными устройствами АХУ администрации Барнаула, бо́льшая часть которых — производства Xerox.
Компания «Галэкс» выполняет регламентные и внеплановые работы по обслуживанию и ремонту оборудования АХУ администрации Барнаула, поставляет запасные части и управляет складом расходных материалов на территории заказчика. В случае задержки ремонта поставщик услуг выделяет малую офисную технику в качестве временной замены, а для оптимизации парка предоставляет в аренду новые МФУ Xerox. Контракт предусматривает регулярную отчётность и жёсткий контроль качества услуг.
«Раньше мы заключали отдельные сервисные контракты на ремонт печатной техники, поставку расходных материалов и другие работы по обслуживанию парка. Благодаря предложению Xerox и "Галэкс" мы смогли перейти на единый контракт с покопийной оплатой и гарантированными сроками устранения неисправностей. Это более эффективная модель: она упростила управление печатной инфраструктурой, помогла оптимизировать её работу и получить стабильно высокий уровень сервиса»
Для управления доступом сотрудников к цветной печати специалисты «Галэкс» внедрили в организации систему контроля YSoft SafeQ. Кроме того, поставщик услуг интегрировал решение Xerox Device Agent, которое позволяет удалённо получать информацию о количестве выполненных отпечатков и ресурсе расходных материалов, находить неисправности устройств и осуществлять первичную поддержку пользователей.
«Переход к обслуживанию парка по принципу одного окна разгрузил ИТ-службу администрации Барнаула, Организации больше не приходится самостоятельно оценивать характер поломок, договариваться с отдельными поставщиками, согласовывать ремонт и искать замену неисправным устройствам. А значит, освободившиеся ресурсы можно направить на решение других, более важных задач».