Галэкс снизил расходы на печать за счет установки оборудования Xerox

Рост компании и увеличение штата сотрудников, а также открытие дополнительного офиса со временем привели к значительному увеличению объемов как черно-белой, так и цветной печати.

При модернизации печатной инфраструктуры часть техники была перемещена из главного офиса компании в дополнительный – на участок с меньшей нагрузкой. В результате возникла необходимость установки полноцветного производительного печатного МФУ для головного офиса компании.

МФУ должно было отвечать следующим требованиям:

• Обеспечить высокое качество печати на различных материалах и возможность финишной обработки для нужд отдела маркетинга;
• Разграничить доступ к функциям МФУ для разных отделов и сотрудников;
• Обеспечить бесперебойный полноценный документооборот сотрудников первого этажа офиса «НТЦ Галэкс»;
• Способствовать сокращению расходов на печать.

Для решения поставленных задач было выбрано оборудование Xerox. Многолетний опыт сотрудничества компании ООО «НТЦ Галэкс» с данным производителем показал высокое качество, надежность и производительность техники Xerox.

При выборе конкретной модели особое внимание было уделено качеству цветных отпечатков, себестоимости цветной печати, доступности финишных опций и устойчивости аппаратов к большим нагрузкам. МФУ Xerox WorkCentre 7830 отвечает всем этим требованиям, обеспечивая высокое качество цветной печати, функцию степлирования и максимальную нагрузку 90 000 страниц в месяц. Аппарат с профессиональным финишером позволяет производить брошюры до 50 листов.

В рамках проекта был внедрен программно-аппаратный комплекс YSoft SafeQ, состоящий из сервера SafeQ, встроенного терминала и USB карт-ридера, – одно из самых современных решений по управлению печатью, обеспечивающее информационную безопасность и сокращение расходов на документооборот.

Решение предусматривает разграничение доступа сотрудников к функциям печатного оборудования путем необходимости авторизации каждого пользователя перед копированием, сканированием или печатью при помощи идентификационных карт доступа или ввода PIN-кода. Тем самым, данное решение одновременно обеспечивает защиту данных и собирает статистику по каждому пользователю или отделу, учитывая сколько документов, копий, сканов делает каждый из сотрудников.

Через полгода использования данного решения «Галэкс» подвел итоги: сокращение расходов на печать составило 18%.

Такой результат был получен за счет следующих факторов:

• Установка Xerox WorkCentre 7830 с профессиональным финишером позволила сократить издержки за счет самостоятельной печати маркетинговых материалов (листовок, рекламных буклетов и т.д.) и значительного снижения объемов печати в сторонних организациях;
• Ограничение доступа к функциям устройства для разных сотрудников и отделов, возможность отмены и удаления заданий печати – все это обеспечило сокращение печати ошибочных и несоответствующих требованиям документов;
• Сбор статистики печати с помощью инструментов Ysoft SafeQ по многочисленным параметрам обеспечил возможность управления и оптимизации печатного процесса.