Галэкс снизил расходы на печать за счет установки оборудования Xerox
ООО «НТЦ Галэкс» - многопрофильная ИТ-компания, предоставляющая полный комплекс услуг по информационному и техническому обеспечению и соответствующее сервисное обслуживание. "Научно-технический центр Галэкс" работает на корпоративном рынке информационных технологий Сибирского Федерального округа с 1993 года и является на сегодняшний день одной из крупнейших многопрофильных региональных ИТ-компаний России.
Предоставляя клиентам полный цикл услуг в сфере информационных технологий, компания стремится и в своем офисе использовать только самые современные решения.
Рост компании и увеличение штата сотрудников, а также открытие дополнительного офиса со временем привели к значительному увеличению объемов как черно-белой, так и цветной печати.
При модернизации печатной инфраструктуры часть техники была перемещена из главного офиса компании в дополнительный – на участок с меньшей нагрузкой. В результате возникла необходимость установки полноцветного производительного печатного МФУ для головного офиса компании.
МФУ должно было отвечать следующим требованиям:
- Обеспечить высокое качество печати на различных материалах и возможность финишной обработки для нужд отдела маркетинга;
- Разграничить доступ к функциям МФУ для разных отделов и сотрудников;
- Обеспечить бесперебойный полноценный документооборот сотрудников первого этажа офиса «НТЦ Галэкс»;
- Способствовать сокращению расходов на печать.
Для решения поставленных задач было выбрано оборудование Xerox. Многолетний опыт сотрудничества компании ООО «НТЦ Галэкс» с данным производителем показал высокое качество, надежность и производительность техники Xerox.
При выборе конкретной модели особое внимание было уделено качеству цветных отпечатков, себестоимости цветной печати, доступности финишных опций и устойчивости аппаратов к большим нагрузкам. МФУ Xerox WorkCentre 7830 отвечает всем этим требованиям, обеспечивая высокое качество цветной печати, функцию степлирования и максимальную нагрузку 90 000 страниц в месяц. Аппарат с профессиональным финишером позволяет производить брошюры до 50 листов.
В рамках проекта был внедрен программно-аппаратный комплекс YSoft SafeQ, состоящий из сервера SafeQ, встроенного терминала и USB карт-ридера, – одно из самых современных решений по управлению печатью, обеспечивающее информационную безопасность и сокращение расходов на документооборот.
Решение предусматривает разграничение доступа сотрудников к функциям печатного оборудования путем необходимости авторизации каждого пользователя перед копированием, сканированием или печатью при помощи идентификационных карт доступа или ввода PIN-кода. Тем самым, данное решение одновременно обеспечивает защиту данных и собирает статистику по каждому пользователю или отделу, учитывая сколько документов, копий, сканов делает каждый из сотрудников.
Через полгода использования данного решения «Галэкс» подвел итоги: сокращение расходов на печать составило 18%.
Такой результат был получен за счет следующих факторов:
- Установка Xerox WorkCentre 7830 с профессиональным финишером позволила сократить издержки за счет самостоятельной печати маркетинговых материалов (листовок, рекламных буклетов и т.д.) и значительного снижения объемов печати в сторонних организациях;
- Ограничение доступа к функциям устройства для разных сотрудников и отделов, возможность отмены и удаления заданий печати – все это обеспечило сокращение печати ошибочных и несоответствующих требованиям документов;
- Сбор статистики печати с помощью инструментов Ysoft SafeQ по многочисленным параметрам обеспечил возможность управления и оптимизации печатного процесса.